PEMUSNAHAN DAN PENYUSUTAN ARSIP
Dasar Hukum
Penyusutan Arsip
1. Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. PP Nomor 28
Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
3. Peraturan
Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyerahan Arsip Statis bagi
Oragnisasi Politik
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012
tentang Pedoman Pemusnahan Arsip
5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012
tentang Pedoman Pengelolaan unit kearsipan pada Lembaga Negara
Kegiatan Penyusutan Arsip
Penyusutan
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.(UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23).
Ruang Lingkup Penyusutan Arsip
1.
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan;
2.
Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang
tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan; dan
3.
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan
Penyusutan Arsip
1.
Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip
berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
2.
Lembaga Negara, pemerintah daerah, PTN, BUMN dan BUMD
wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan lembaga setelah mendapat persetujuan
kepala ANRI
3.
PTS, Perusahaan swasta, orpol dan ormas harus memiliki
JRA yang ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat pertimbangan kepala ANRI
Jadwal Retensi
Arsip
Adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
Pemusnahan Arsip
Adalah Kegiatan
memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui
jangka waktu penyimpanan (Perka ANRI Nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman
pemusnahan arsip).
Tujuan Pemusnahan
Arsip
1.
Efisiensi
dan efektifitas kerja
2.
Penyelamatan
informasi dari pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya
Prinsip Pemusnahan
Arsip
1. Sesuai
Prosedur dan Perundang-undangan
2. Tanggung
jawab pencipta arsip
3. Dilakukan
oleh Unit Kearsipan setelah ada persetujuan PPA dan atau Kepala ANRI
4. Pelaksanaan
pemusnahan di lingkungan UK/ditempat lain dibawah koordinasi dan tanggung jwb
UK pencipta arsip
5. Pemusnahan
Non arsip di Unit Pengolah
6. Dilakukan
secara total baik fisik dan informasinya
Kriteria Pemusnahan
Arsip
1.
Tidak
memiliki nilaiguna
2.
Telah
habis retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA
3.
Tidak ada
peraturan perundang-undangan yang melarang
4.
Tidak berkaitan
dengan penyelesaian proses suatu perkara
Prosedur Pemusnahan
Arsip
1. Pembentukan panitia penilai arsip
2. Penyeleksian Arsip
3. Pembuatan
daftar arsip usul musnah
oleh arsiparis di UK
4. Penilaian
oleh panitia penilai
arsip
5. Permintaan
persetujuan dari pimpinan
pencipta arsip
6. Penetapan
arsip yang akan
dimusnahkan (psl 66 PP
No.28/2012)
7. Pelaksanaan
Pemusnahan
Panitia Pemusnahan
Arsip
Sekurang-kurangnya
memenuhi unsur sebagai berikut :
1.
Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota
2.
Pimpinan unit pengolah pemilik arsip yang arsipnya akan
dimusnahkan sebagai anggota
3.
Arsiparis sebagai anggota.
Pembuatan Daftar
Arsip Usul Musnah
|
No
|
Jenis Arsip
|
Tahun
|
Jumlah
|
Tingkat Perkembangan
|
Keterangan
|
|
1
|
Cuti Tahunan
Pegawai
|
2000
|
15 Boks
|
Asli, copy
|
lengkap
|
Penyeleksian Arsip
kegiatan
penilaian untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan musnah tidak memiliki
nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA, tidak ada peraturan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaiaan
proses suatu perkara.
Penilaian
1.
Panitia
penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan verifikasi
secara langsung terhadap fisik arsip
2.
Hasil Penilaian
dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
Permintaan Persetujuan
Pemusnahan di
Lembaga Negara (LN)
Ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara setelah mendapat :
1. Pertimbangan tertulis dari panitia
penilai arsip
2. Persetujuan tertulis kepala ANRI
Pelaksanaan Pemusnahan menjadi
tanggung jawab unit kearsipan di LN tsb
Pemusnahan di Pemda
Kab/Kota
Retensi dibawah
10 tahun, ditetapkan oleh pimpinan SKPD/penyelenggara Pemda Kab/Kota, setelah
mendapat:
1.
Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip
2.
Persetujuan tertulis dari bupati/walikota
Pelaksanaan
pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab unit kearsipan di SKPD/penyelenggara
pemda Kab/Kota
Penetapan
Pemusnahan Arsip
1.
Pimpinan
Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan
2.
Penetapan
mengacu pada persetujuan tertulis dari pencipta arsip atau Kepala ANRI
Pelaksanaan
Pemusnahan
1.
Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi
arsip MUSNAH dan TIDAK dapat dikenali,
2.
Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit
hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan,
3.
Penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip
yang dimusnahkan (lampirkan) rangkap
2
4.
Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi
arsip MUSNAH dan TIDAK dapat dikenali, dengan cara :
-
Pembakaran
-
Pencacahan
-
Penggunaan
Bahan Kimia
-
Pulping
-
Cara lain
yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah
