PEMUSNAHAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

PEMUSNAHAN DAN PENYUSUTAN ARSIP

Dasar Hukum Penyusutan Arsip

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyerahan Arsip Statis bagi Oragnisasi Politik 

4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip

5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan unit kearsipan pada Lembaga Negara

Kegiatan Penyusutan Arsip

Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.(UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23).

Ruang Lingkup Penyusutan Arsip

1.    Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

2.    Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

3.    Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

Penyusutan Arsip

1.    Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

2.    Lembaga Negara, pemerintah daerah, PTN, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan lembaga setelah mendapat persetujuan kepala ANRI

3.    PTS, Perusahaan swasta, orpol dan ormas harus memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat pertimbangan kepala ANRI

Jadwal Retensi Arsip

Adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Pemusnahan Arsip

Adalah Kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan (Perka ANRI Nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip).

Tujuan Pemusnahan Arsip

1.    Efisiensi dan efektifitas kerja

2.    Penyelamatan informasi dari pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya

Prinsip Pemusnahan Arsip

1.    Sesuai Prosedur dan Perundang-undangan

2.    Tanggung jawab pencipta arsip

3.    Dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah ada persetujuan PPA dan atau Kepala ANRI

4.    Pelaksanaan pemusnahan di lingkungan UK/ditempat lain dibawah koordinasi dan tanggung jwb UK pencipta arsip

5.    Pemusnahan Non arsip di Unit Pengolah

6.    Dilakukan secara total baik fisik dan informasinya

Kriteria Pemusnahan Arsip

1.    Tidak memiliki nilaiguna

2.    Telah habis retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA

3.    Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang

4.    Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Prosedur Pemusnahan Arsip

1.    Pembentukan panitia penilai arsip

2.    Penyeleksian  Arsip

3.    Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di UK

4.    Penilaian oleh panitia penilai arsip

5.    Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip

6.    Penetapan arsip yang akan dimusnahkan (psl 66 PP No.28/2012)

7.    Pelaksanaan Pemusnahan

Panitia Pemusnahan Arsip

Sekurang-kurangnya memenuhi unsur sebagai berikut :

1.    Pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota

2.    Pimpinan unit pengolah pemilik arsip yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota

3.    Arsiparis sebagai anggota.

Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah

No	Jenis Arsip	Tahun	Jumlah	Tingkat Perkembangan	Keterangan
1	Cuti Tahunan Pegawai	2000	15 Boks	Asli, copy	lengkap

                                                                             

Penyeleksian Arsip

kegiatan penilaian untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan musnah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaiaan proses suatu perkara.

Penilaian

1.    Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip

2.    Hasil Penilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip

Permintaan Persetujuan

Pemusnahan di Lembaga Negara (LN)

Ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara setelah mendapat :

1.    Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip

2.    Persetujuan tertulis kepala ANRI

Pelaksanaan Pemusnahan menjadi tanggung jawab unit kearsipan di LN tsb

Pemusnahan di Pemda Kab/Kota

Retensi dibawah 10 tahun, ditetapkan oleh pimpinan SKPD/penyelenggara Pemda Kab/Kota, setelah mendapat:

1.    Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip

2.    Persetujuan tertulis dari bupati/walikota

Pelaksanaan pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab unit kearsipan di SKPD/penyelenggara pemda Kab/Kota

Penetapan Pemusnahan Arsip

1.    Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan

2.    Penetapan mengacu pada persetujuan tertulis dari pencipta arsip atau Kepala ANRI

Pelaksanaan Pemusnahan

1.    Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip MUSNAH dan TIDAK dapat dikenali,

2.    Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan,

3.    Penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan (lampirkan) rangkap 2

4.    Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip MUSNAH dan TIDAK dapat dikenali, dengan cara :

-          Pembakaran

-          Pencacahan

-          Penggunaan Bahan Kimia

-          Pulping

-          Cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah